Druckbehälter, Anlagenbau oder individuelle Apparate z. B. aus Kunststoffen – kaum ein technisches Produkt kommt ohne sie aus: Technische Unterlagen. Doch was genau verbirgt sich hinter diesem Begriff? Wer ist verpflichtet, sie zu erstellen? Und was gehört wirklich hinein?
In diesem Beitrag geben wir einen praxisnahen Überblick – kompakt, verständlich. Wie immer bietet dieser Wissensbeitrag einen allgemeinen Überblick über das Thema – hier: Technische Unterlagen – und erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Trotz sorgfältiger Recherche übernehmen wir keine Gewähr für die Richtigkeit, Aktualität oder rechtliche Verbindlichkeit der Inhalte. Bei konkreten Fragestellungen empfehlen wir die individuelle Prüfung durch fachkundige Stellen oder die zuständige Behörde.
1. Was sind Technische Unterlagen?
Technische Unterlagen (auch „Technische Dokumentation“ genannt) sind strukturierte Sammlungen aller relevanten Informationen, die ein Produkt in Bezug auf Sicherheit, Funktion, Bauweise und Rechtskonformität beschreiben. Sie dienen als Nachweis, dass ein Produkt die geltenden Vorschriften erfüllt – zum Beispiel nach der Druckgeräterichtlinie (2014/68/EU) oder der Verordnung für Anlagen zum Umgang mit wassergefährdenden Stoffen (AwSV). Doch nicht nur für den externen Nachweis sind technische Unterlagen relevant – auch intern spielen sie eine zentrale Rolle. Sie ermöglichen eine saubere Nachverfolgung von Entscheidungen, erhöhen die Planbarkeit bei ähnlichen Projekten und helfen dabei, Vollständigkeit und Qualität systematisch zu sichern.
In der Regel gibt es dabei keine konkreten Vorgaben, wie genau diese Unterlagen zu führen sind, von losen Blattsammlungen bis zu strukturierten Firmen-Wikis ist alles erlaubt. Es ist aber elementar wichtig, dass die Unterlagen zugänglich und vollständig sind.
2. Empfehlung zur Erstellung von Technischen Unterlagen
Um eine (intern wie extern) nachvollziehbare Dokumentation zu gewährleisten, erscheint es sinnvoll, die notwendigen Unterlagen strukturiert abzulegen. Wenn Sie im Aufbau sind und die Erstellung der technischen Unterlagen strukturiert gestalten wollen, empfehlen wir Ihnen, als zentrale Grundlage ein übergeordnetes Dokument (z. B. ein Word-Dokument oder PDF) zu erstellen, das beschreibt:
- Welche Inhalte zur Technischen Dokumentation gehören,
- Wo genau sie abgelegt sind (z. B. als Anlagen, in einem Unterordner,…),
- Und wie der Gesamtaufbau strukturiert ist.
Dieses Hauptdokument dient nicht nur als Inhaltsverzeichnis und Navigationshilfe, um auf die jeweiligen Anhänge zu verweisen. Es sollte auch die wichtigsten Informationen in komprimierter Form enthalten, sodass ein Projektleiter, eine benannte Stelle oder Behörde schnell nachvollziehen kann, dass alle erforderlichen Daten vorliegen. Detaillierte Prüfberichte sind z. B. im Anhang einsehbar und können bei Bedarf geprüft werden – kurze Zusammenfassungen im Hauptdokument erleichtern jedoch die Kommunikation erheblich. So können technische Unterlagen als nachvollziehbares, auditfähiges Dossier dienen.
3. Was muss wirklich drinstehen?
Im Grunde geht es darum, zu gewährleisten, dass ein sicheres Produkt vorliegt. Die minimalen Anforderungen richten sich – in regulierten Bereichen – nach der jeweiligen Richtlinie oder Norm. Denn auch wenn Regelwerke oft als Bürde wahrgenommen werden, sind sie in der Regel historisch entstanden. Durch reale Vorfälle haben die entsprechenden Stellen die Notwendigkeit erkannt, Regeln zu schaffen um die größten bekannten Risiken zu vermeiden. Für Druckgeräte gilt z. B. die 2014/68/EU, bzw. die harmonisierte Norm EN ISO 13121 für Druckgeräte aus GFK. Technische Unterlagen dienen letzlich als Nachweis, dass diese Regeln eingehalten hat.
So können Struktur und Inhalt produkt- und projektbedingt unterschiedlich sein, es sollten aber immer alle sicherheitsrelevanten Themen nachvollziehbar dokumentiert sein. Daraus ergibt sich für viele Projekte eine Struktur, die in etwa so aussieht:
- Deckblatt + Inhaltsverzeichnis
- Technische Beschreibung (Zeichnungen etc. in den Anhang)
- Stückliste
- Werkstoffübersicht (Nachweise für die Eignung müssen vorliegen. Physikalisch für z. B. Druckgeräte, und chemisch für Anlagen nach AwSV)
- Berechnungen
- Prüfnachweise / Abnahmen
- Risikobeurteilung (Diese ist so gut wie immer Pflicht. Der Umfang ist dabei i. d. R. nicht vorgeschrieben. Eine angemessene FTA / FMEA sollte aber erfolgen. Aus der Praxis zeigt sich, dass die meisten Hersteller / Betreiber sich intern bereits mit den entsprechenden Überlegungen beschäftigen. Es mangelt aber häufig an einer Dokumentation!)
- Konformitätserklärung (falls erforderlich; CE-Kennzeichen)
- Bedienungs-, Wartungs-, Montageanleitung
Hinweis: Gerne helfen wir Ihnen bei der Erstellung einer Struktur für Ihre technischen Unterlagen. Wir erstellen Ihnen einen Entwurf, in dem wir Ihre Unterlagen sinnvoll einordnen, die Ergebnisse in einem technischen Dossier zusammenfassen und fehlende Elemente mit Platzhalter versehen. Unsere Leistung ist das Erstellen eines Entwurfs. Wir kennen Ihre Produkte nicht so gut wie Sie, und können daher keine Gewähr auf Richtigkeit und Vollständigkeit leisten. Sie müssen unsere Entwürfe daher in jedem Fall prüfen, unter Umständen den projektbedingten Bedürfnissen anpassen und letztlich freigeben!
4. Wer ist verpflichtet, Technische Unterlagen zu führen?
Die Pflicht zur Erstellung und Aufbewahrung Technischer Unterlagen betrifft in erster betrifft in erster Linie den Hersteller bzw. Inverkehrbringer eines Produkts oder den Betreiber einer Anlage. In einigen Regelwerken ist genau definiert, wer für die technischen Unterlagen verantwortlich ist. Das können sein:
- Apparatebauer
- Lohnfertiger mit Eigenverantwortung
- Anlagenbauer als Generalunternehmer
- Importeure (bei Produkten aus Drittländern)
Auch Betreiber von Anlagen, z. B. in der chemischen Industrie, sind in bestimmten Fällen verpflichtet, technische Unterlagen vorzuhalten und auf dem aktuellen Stand zu halten – insbesondere im Rahmen der AwSV (Verordnung über Anlagen zum Umgang mit wassergefährdenden Stoffen).
Das bedeutet:
Wer eine AwSV-pflichtige Anlage betreibt, muss z. B. folgende Dokumente bereithalten können:
- Übersicht der eingesetzten Werkstoffe und Dichtungen
- Nachweise zur Medienbeständigkeit
- Prüfberichte und Abnahmen durch Sachverständige
- Pläne und Zeichnungen der Anlage (Ist-Zustand)
- Betriebsanweisung und Wartungskonzept
Wichtig: Auch bei späteren Umbauten oder Reparaturen ist der Betreiber dafür verantwortlich, die Dokumentation zu aktualisieren – oft in Zusammenarbeit mit Fachbetrieben oder Ingenieurbüros.
5. Aufbewahrungspflicht & Archivierung
Technische Unterlagen müssen nicht nur bei der Konformitätsbewertung oder Zulassung vollständig vorliegen – in vielen Fällen gilt auch eine langfristige Aufbewahrungspflicht, je nach Regelwerk über Jahre oder sogar Jahrzehnte.
Daher ist es entscheidend, dass sowohl digitale als auch physische Dokumentationen strukturiert, sicher und dauerhaft zugänglich archiviert werden:
- Digitale Dokumentation muss revisionssicher, versioniert und redundant gesichert sein (z. B. regelmäßige Backups, Zugriffskontrolle).
- Papierarchive müssen gut lesbar, gegen äußere Einflüsse geschützt und systematisch aufgebaut sein.
Nur so lassen sich im Bedarfsfall Konformitätsnachweise, Prüfdokumente oder Rückverfolgbarkeit zuverlässig gewährleisten.
6. Warum sind Technische Unterlagen sinnvoll?
Die technischen Unterlagen helfen Ihnen nicht nur zu zeigen, dass Ihr Produkt / Ihre Anlage sicher ist. Sie helfen Ihnen auch mittel- und langfristig im Unternehmen. Haben Sie zu einem späteren Zeitpunkt ein ähnliches Projekt, so können Sie Ihr Vorgehen sinnvoll nachvollziehen und das erfolgreiche Projekt „kopieren“. Auch Änderungen sind für Sie mit einer guten Dokumentation weniger problematisch. Sie können die Änderung häufig einfach in den technischen Dokumenten angeben – mit einer kurzen Begründung, warum dies für Ihr Projekt unbedenklich ist. Viele sicherheitsrelevanten Elemente sind bereits ermittelt, eine Argumentation zur Unbedenklichkeit ist so oftmals vergleichsweise einfach.
Sollte es zu einem unvorhersehbaren Zwischenfall kommen, und es entstehen Streitfälle bezüglich Haftungsfragen, so können Sie nachweisen, dass Sie gesetzliche oder vertragliche Anforderungen beachtet haben. Natürlich können nie alle Fälle abgedeckt und eine Haftung ausgeschlossen werden – eine gute und schlüssige Dokumentation kann Ihnen aber sehr gute Argumente im Ernstfall bereitstellen.
Falls Sie Unterstützung bei der technischen Dokumentation benötigen – insbesondere bei Sonderlösungen oder Einzelanfertigungen – bieten wir Ihnen einen modularen Einstieg:
- Sichtung und Strukturierung vorhandener Unterlagen
- Lückenanalyse / Abgleich mit PED, AwSV oder produktspezifischen harmonisierten Normen
- Begleitung bei Risikobeurteilungen
- Aufbau eines Entwurfs für eine auditfähige Dossierstruktur mit Ihren Unterlagen
Fazit: Mit System dokumentieren – statt später improvisieren
Technische Unterlagen sind keine lästige Pflicht, sondern ein zentraler Bestandteil der Produkt- und Unternehmenssicherheit. Auch wenn sie im Tagesgeschäft oft als zusätzliche Belastung empfunden wird, zahlen zahlen sich strukturierte Unterlagen langfristig aus – denn sie ermöglichen es, auf frühere Projekte zurückzugreifen und bewährte Strukturen zu übernehmen.
Wer dokumentiert, was er tut – und somit zeigt, dass er die geltenden Regeln kennt und beachtet –, spart im Ernstfall Zeit, Geld und Nerven. So schafft man gegenüber Kunden und Behörden Vertrauen in eine professionelle Arbeitsweise.
